Dataskydd och kakor – Helsingfors Scoutkår Spanarna

Innehåll

Personuppgiftsansvarig
Vilka uppgifter vi behandlar
Bilder och samtycke
Vem som får del av uppgifterna
Kakor och webbläsarlagring
Dina rättigheter
Hur uppgifterna skyddas
Ändringar

Personuppgiftsansvarig

Helsingfors Scoutkår Spanarna rf
FO-nummer 2642421-5
Fabriksgatan 34 C, 00150 Helsingfors

Frågor om dataskydd: info@spanarna.fi. Kontaktperson: kårchef Kim Ekholm, kim.ekholm@spanarna.fi.

Den här beskrivningen gäller webbplatsen spanarna.fi och de funktioner som finns på den. Medlems- och vårdnadshavaruppgifter sköts i scouternas medlemsregister Kuksa. Hur de uppgifterna behandlas beskrivs i Finlands Scouters dataskyddsbeskrivning.

Vilka uppgifter vi behandlar

Besök på webbplatsen

Uppgifter: IP-adress, webbläsare och enhet, tidpunkt och vilken sida som besöktes (serverns loggar).
Ändamål: Att hålla webbplatsen igång och skydda den mot missbruk och attacker.
Rättslig grund: Berättigat intresse (art. 6.1 f i dataskyddsförordningen).
Lagringstid: Loggarna raderas automatiskt enligt webbhotellets rutiner.

Besöksstatistik

Uppgifter: Vilka sidor som besöks och när, vilken webbplats besökaren kom från, land och ort, typ av enhet, webbläsare och operativsystem. För att samma besökare inte ska räknas flera gånger räknas en kod ut från IP-adressen och webbläsaren. Själva IP-adressen sparas inte. Statistiken finns på vår egen server och skickas inte till Google eller andra.
Ändamål: Att se hur många som besöker de olika sidorna och hur många som kommer från Finland respektive andra länder, så att vi kan förbättra webbplatsen.
Rättslig grund: Berättigat intresse (art. 6.1 f).
Lagringstid: Statistiken raderas automatiskt efter två år.

Bilduppladdning på sidan Bildarkiv

Uppgifter: Namn, e-post (frivilligt), fotografens namn (om det ska visas), evenemang och månad, bekräftelse av samtycke, tidpunkt för uppladdningen samt själva bilderna med den information som kameran eller telefonen sparat i filen (t.ex. tidpunkt, kameramodell och ibland plats).
Ändamål: Att ta emot och sortera bilder från kårens verksamhet, välja vilka som publiceras och kunna kontakta den som laddat upp.
Rättslig grund: Berättigat intresse (art. 6.1 f) för att hantera uppladdningen och kunna visa varifrån en bild kommer. För publicering av bilder på personer, se Bilder och samtycke.
Lagringstid: Bilder som inte publiceras raderas automatiskt 12 månader efter uppladdningen. Uppgifterna om uppladdningen (loggen och e-postaviseringen) visar vem som skickat in bilderna och att samtycke bekräftats. De sparas så länge någon bild från uppladdningen finns i bildarkivet och därefter i tre år. Om ingen bild publiceras raderas de tillsammans med bilderna. Loggen rensas automatiskt en gång i månaden.

Lån av utrustning på sidan Låneutrustning

Uppgifter: Scoutens och vårdnadshavarens namn, e-post och telefonnummer, avdelning (frivilligt), evenemang, önskade datum och utrustning, familjens meddelande, godkännande av villkoren och tidpunkten för förfrågan. Dessutom hur förfrågan hanterats: status, vilken ledare som hanterat den och vilka meddelanden som skickats.
Ändamål: Att hantera lånet: boka utrustningen, svara familjen och följa upp att utrustningen kommer tillbaka.
Rättslig grund: Avtal om lån av utrustningen (art. 6.1 b).
Lagringstid: Namn, e-post, telefonnummer och familjens meddelande raderas automatiskt två år efter att lånet avslutats eller förfrågan avslagits. Uppgifterna om själva lånet (datum, evenemang och utrustning) sparas utan namn som historik över utrustningen. Kalkylbladet ersätts automatiskt en gång om året med en ny kopia, så att raderade uppgifter inte heller finns kvar i dess versionshistorik. E-posten om lånet sköts som annan e-post (se nedan).

Bilder i bildarkivet

Uppgifter: Bilder där personer kan synas, och för bilder som laddats upp via webbplatsen fotografens namn (”Foto: Namn”). Vi publicerar inte namn på personerna på bilderna.
Ändamål: Att visa kårens verksamhet och bevara kårens historia.
Rättslig grund: Samtycke (art. 6.1 a). För äldre arkivbilder kårens berättigade intresse (art. 6.1 f) att dokumentera sin historia.
Lagringstid: Så länge bilden finns i bildarkivet. Den som syns på en bild kan när som helst be att den tas bort.

Ledarnas kontaktuppgifter

Uppgifter: Namn, uppdrag i kåren, telefonnummer och e-postadress för de ledare som visas på sidan Möten & Kontakt.
Ändamål: Att familjer och intresserade ska kunna kontakta rätt ledare.
Rättslig grund: Samtycke från ledaren (art. 6.1 a). Samtycket kan återkallas när som helst.
Lagringstid: Så länge personen har uppdraget och samtycket gäller.

Kontakt per e-post eller telefon

Uppgifter: Det du själv skriver eller berättar, och dina kontaktuppgifter.
Ändamål: Att svara på frågor och sköta ärendet.
Rättslig grund: Berättigat intresse (art. 6.1 f).
Lagringstid: Raderas när ärendet är avslutat och inte längre behövs, senast inom två år, om inte lagen kräver längre lagring (t.ex. bokföring).

Vi säljer inte personuppgifter, använder dem inte för marknadsföring och fattar inga automatiserade beslut om dig.

Bilder och samtycke

Vi fotograferar på kårens möten, hajker och läger och publicerar bilder i kårens egna kanaler, till exempel här i bildarkivet. Samtycke till fotografering ges i samband med anmälan till kåren eller evenemang. För barn under 15 år ger vårdnadshavaren samtycket.

Den som laddar upp bilder bekräftar att personerna på bilderna har gett lov till att bilderna publiceras. Varje bild granskas av en ledare innan den publiceras. Fotografens namn visas när bilden öppnas i bildarkivet, om fotografen inte valt bort det. Läs mer i villkoren för bilduppladdning.

Vill du att en bild tas bort? Skicka ett mejl till info@spanarna.fi med en länk till bilden eller en beskrivning av den, så tar vi bort den så snart som möjligt.

Vem som får del av uppgifterna

Uppgifterna används bara av kårens ledare som behöver dem i sitt uppdrag. Vi lämnar inte ut uppgifter till andra, men använder följande tjänsteleverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning:

Planeetta Internet Oy (Domainhotelli), Finland – webbhotell för spanarna.fi, där även besöksstatistiken sparas.
Google (Google Workspace) – lagring av uppladdade bilder och bildarkivet i Google Drive, uppladdningsfunktionen (Google Apps Script), loggen över uppladdningar, förfrågningarna om lån av utrustning (Google Sheets och Apps Script) och kårens e-post.

Google kan behandla uppgifter även utanför EU/EES, bland annat i USA. Överföringen grundar sig på EU–USA-ramen för dataskydd (Data Privacy Framework), där Google är certifierat, och på EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

När du tittar på bildarkivet hämtar din webbläsare bilderna direkt från Googles servrar, och Google får då din IP-adress. På sidan Låneutrustning hämtar din webbläsare utrustningslistan och vad som är ledigt från Google (Apps Script), och Google får då också din IP-adress. Listan innehåller inga personuppgifter.

Kartan på sidan Möten & Kontakt består av kartbilder från OpenStreetMap. Din webbläsare hämtar dem direkt från OpenStreetMap Foundations kartserver i Storbritannien, som då får din IP-adress och uppgift om vilken sida kartan visas på. EU-kommissionen har beslutat att Storbritannien har en adekvat skyddsnivå för personuppgifter. Läs mer i OpenStreetMap Foundations integritetspolicy.

Kakor och webbläsarlagring

Webbplatsen använder inga kakor för analys, statistik eller marknadsföring. Besöksstatistiken (se Vilka uppgifter vi behandlar) räknas utan kakor och utan att något sparas i din webbläsare. Därför frågar vi inte efter samtycke till kakor när du besöker sidan. Typsnitten hämtas från vår egen server.

Det här sparas i din webbläsare

wpEmojiSettingsSupports (sessionStorage) – WordPress testar om din webbläsare kan visa emojier. Innehåller inga personuppgifter och försvinner när du stänger fliken.
wordpress_* och wp-settings-* (kakor) – bara för ledare som loggar in för att redigera webbplatsen. Nödvändiga för inloggningen.

Innehåll från andra tjänster

Kartan (OpenStreetMap) – kartbilderna på sidan Möten & Kontakt hämtas från OpenStreetMaps kartserver (se ovan). Inga kakor sparas. ”Större karta” öppnar openstreetmap.org i en ny flik.
Vägbeskrivning – knappen ”Öppna i Google Maps” (på iPhone, iPad och Mac ”Öppna i Apple Maps”) öppnar Googles eller Apples karttjänst, på mobilen i kartappen. Inga uppgifter skickas dit förrän du själv klickar. Därefter gäller Googles eller Apples integritetspolicy.
Bildarkivet – bilderna visas från Google Drive (se ovan). Vi sätter inga kakor i samband med detta.
Låneutrustning – utrustningslistan och kalendern hämtas från Google Apps Script (se ovan). Inga kakor sparas. Formuläret skyddas mot skräppost med en kontroll som din webbläsare räknar ut i bakgrunden – vi använder ingen extern captcha-tjänst.

Du kan radera och blockera kakor i din webbläsares inställningar.

Dina rättigheter

Du har rätt att

få veta vilka uppgifter vi har om dig och få en kopia av dem,
få felaktiga uppgifter rättade,
få dina uppgifter raderade, till exempel en bild där du syns,
invända mot behandling som bygger på vårt berättigade intresse, och begära att behandlingen begränsas,
återkalla ett samtycke när som helst – det påverkar inte behandlingen före återkallelsen,
få uppgifter som du själv gett oss i ett maskinläsbart format (dataportabilitet), när behandlingen bygger på samtycke.

Skicka din begäran till info@spanarna.fi. Vi svarar inom en månad. Om du anser att vi behandlar dina uppgifter fel kan du vända dig till Dataombudsmannens byrå.

Hur uppgifterna skyddas

Webbplatsen använder krypterad anslutning (HTTPS). Uppladdade bilder och loggen finns i kårens Google Workspace, där bara ledare med egna användarkonton har åtkomst. Inkorgen för uppladdade bilder är inte offentlig, och uppladdningen kräver ett kodord. Förfrågningarna om lån av utrustning finns i ett kalkylblad i kårens Google Workspace som bara kårens ledare har åtkomst till.

Ändringar

Vi uppdaterar den här beskrivningen när webbplatsen eller vår verksamhet ändras. Datumet högst upp visar när den senast ändrades.